Il D.Lgs. n. 231/01 (“Decreto 231“) ha introdotto nel sistema giuridico italiano un regime di responsabilità cd. amministrativa a carico delle persone giuridiche. Tale provvedimento obbliga, in estrema sintesi, le società a dotarsi al loro interno di un idoneo modello di organizzazione, gestione e controllo (“Modello”), per evitare sanzioni (anche pesanti) in caso di commissione di reati da parte di loro dirigenti, dipendenti o collaboratori (vedi la relativa scheda di approfondimento).
Lo Studio legale LP&Partners ha maturato un elevato livello di competenza ed esperienza relativamente alle tematiche connesse al Decreto 231, ed ha studiato per le imprese, e in particolare per le PMI, un servizio mirato che le consentirà di dotarsi, usufruendo di una assistenza qualificata e a costi contenuti, di un Modello pienamente rispondente, oltre che alle prescrizioni del Decreto 231, alle esigenze precipue del settore di operatività di ciascuna impresa.
L’attività svolta dallo Studio con questo servizio si sviluppa in cinque fasi.
Fase 1: Analisi dei Rischi
L’analisi dei rischi consiste nell’analisi del contesto aziendale da un punto di vista strutturale ed organizzativo, al fine di identificare le specifiche aree e settori di attività all’interno dei quali potrebbero essere commessi i reati previsti dal Decreto 231. In particolare, attraverso un’accurata analisi della documentazione societaria rilevante ed interviste con soggetti che ricoprono funzioni chiave nell’ambito della struttura aziendale, verranno effettuate:
- l’analisi della struttura societaria ed organizzativa;
- l’analisi dei rischi specifici connessi all’attività aziendale;
- l’analisi del sistema regolamentare e dei sistemi di controllo eventualmente già adottati dalla società nelle aree considerate potenzialmente “a rischio”.
Fase 2: Individuazione delle aree di miglioramento e suggerimenti
Terminata l’analisi dei rischi, verrà effettuata un’analisi comparativa tra struttura organizzativa attuale e quella ottimale, sulla base dei rischi individuati, dei controlli e delle procedure esistenti. Tale analisi verrà svolta prestando particolare attenzione al sistema di deleghe e poteri e alle procedure aziendali già in essere.
Una volta individuati i disallineamenti sussistenti tra il modello in essere e quello astratto, verrà predisposto e condiviso con il management societario un documento che ne riassume gli esiti più rilevanti.
Fase 3: Predisposizione del Modello
Sulla base delle risultanze del documento sopra descritto, verrà predisposto un Modello conforme alle disposizioni del Decreto 231. Tale Modello si comporrà di:
- una Parte Generale, contenente i riferimenti normativi, gli obiettivi perseguiti, i compiti e le funzioni dell’Organismo di Vigilanza, il sistema sanzionatorio, il Codice Etico, la pianificazione di un programma di formazione del personale ed aggiornamento del sistema di controllo realizzato;
- una Parte Speciale, contenente le fattispecie di reato rilevanti, così come individuate nella precedente attività di analisi dei rischi, e le procedure aziendali (protocolli) relativa a ciascuna area o funzione aziendale, contenenti principi di controllo/regole a presidio e mitigazione del rischio di accadimento dei reati potenzialmente associabili.
Fase 4: Formazione
Terminata la predisposizione del Modello, lo Studio espleterà un’attività di pianificazione ed attuazione di un programma formativo volto ad assicurare un’adeguata conoscenza, comprensione ed applicazione del modello da parte dei dipendenti e dei dirigenti.
La formazione, che avverrà mediante sessioni in aula e test di verifica, avrà i seguenti contenuti:
- una parte istituzionale comune per tutti i destinatari avente ad oggetto la normativa di riferimento, il Modello ed il suo funzionamento;
- una parte speciale in relazione a specifici ambiti operativi, che, avendo a riferimento la mappatura delle aree sensibili, sarà volta a diffondere la conoscenza dei reati, le fattispecie configurabili e i presidi di controllo previsti.
Fase 5: Monitoraggio/Adeguamento del Modello e Assistenza all’Organismo di Vigilanza
A seguito dell’adozione del Modello da parte della società, verrà effettuata un’attività di monitoraggio e costante aggiornamento, al fine di adeguarlo alle mutate caratteristiche organizzative dell’ente, alle innovazioni legislative (ad esempio: inserimento di nuovi reati presupposto), e regolamentari (ad esempio: emanazione di nuove linee guida di categoria) nonché alla novità giurisprudenziali in materia.
Verrà inoltre effettuata un’attività di assistenza e consulenza all’Organismo di Vigilanza, i cui compiti richiedono specifiche professionalità al fine di garantire un monitoraggio sull’idoneità del Modello adottato e la sua effettiva attuazione ed osservanza da parte degli esponenti aziendali.